Am ersten Urlaubstag ruft schon ein Kollege an, weil er Fragen hat? – Das können Arbeitnehmer vermeiden. Von Übergabe bis Abwesenheitsnotiz: Was sollten Beschäftigte vor der Abreise erledigen, damit ihr Urlaub auch wirklich erholsam wird?

Vor dem Urlaub ist häufig viel zu tun – auch deshalb findet die Übergabe an Kollegen oft auf den letzten Drücker statt. „Das Chaos ist meist vorprogrammiert“, sagt Jürgen Kurz. Er ist Karriereberater in Nattheim. Anstatt den Urlaub zu genießen, fallen vielen noch mehrere Sachen ein, die sie den Kollegen nicht gesagt haben, und im schlimmsten Fall ruft sogar jemand an, um nachzufragen. So passiert das nicht:

Wann sollte ich den Kollegen Bescheid sagen?

Bevor Beschäftigte in die Ferien fahren, weisen sie am besten zwei Wochen vorher im größeren Kollegenkreis darauf hin, dass sie weg sind. „Das sollte man kombinieren mit der Bitte: ‚Wer was hat, meldet sich die nächsten Tage bei mir’“, rät Kurz. So ist es weniger wahrscheinlich, dass sich jemand in den Ferien wegen dringender Anliegen meldet. Anstatt am letzten Tag kurz vor Feierabend dem Stellvertreter zu erklären, was er erledigen muss, machen Mitarbeiter das besser am Anfang der letzten Woche vor dem Urlaub. Vergisst man im ersten Anlauf etwas, kann das Versäumnis in den kommenden Tagen nachgeholt werden, sagt Kurz.

Mancher Kollege verabschiedet sich mit einer launigen E-Mail in den Urlaub. Aber das kann Ärger geben, wenn der Ton nicht stimmt. Wer nach dem Motto „Ich bin dann mal weg“ geradezu schadenfroh ankündigt, nun bald drei Wochen am Pool zu liegen, während der Rest der Abteilung arbeiten muss, hat nicht nur die Neider gegen sich. „Das kann schon provozierend wirken“, sagt die Etikette-Expertin Bettina Geißler.

„Grundsätzlich sind solche Nachrichten aber gut.“ Entscheidend sei, sich zu überlegen, was genau die Kollegen wissen müssen. Denn E-Mails zum Abschied in den Urlaub dienen schließlich in erster Linie dazu, Kollegen darüber zu informieren, ab wann Beschäftigte weg und wann sie wieder da sind. „Das ist ein Arbeitsinstrument, das anderen hilft, zu planen und Entscheidungen zu treffen“, erklärt Geißler. Wenn alle Kollegen wissen, wann der Urlauber wieder zurück ist, lassen sich Termine leichter planen, für die er gebraucht wird.

Wie vermeide ich Chaos bei der Rückkehr?

Während des Urlaubs sortiert der Stellvertreter dann am besten die eingehenden E-Mails vor. Sonst stauen sich nach dem Urlaub Hunderte elektronische Schreiben im Postfach. Gut ist etwa, wenn der Stellvertreter zwei Ordner einrichtet mit „Eilt“ und „Priorität zwei“ und dann die E-Mails danach sortiert.

Um nach den Ferien wieder schnell in die Arbeit hineinzufinden, kann es hilfreich sein, vor dem Urlaub Statusprotokolle anzufertigen – etwa für Absprachen zu größeren Projekten. Diese schicken Beschäftigte am besten auch an die Kollegen. So können alle nachsehen, wie sie miteinander verblieben sind.

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